Доклад директора архива И.М.Вишева: Итоги 2022 года и задачи на 2023 год
Директор Объединенного государственного архива Челябинской области И.И. Вишев выступил на расширенном заседании коллегии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области с докладом «О работе ГУ ОГАЧО в 2022 году и задачах на 2023 год».
Уважаемые коллеги!
Начать хочется с одной из наиболее актуальных тем последнего времени – все более значительное сокращение свободных площадей в наших архивохранилищах. По состоянию на 01.01.2023 их загруженность составила 92,2%. Это обусловлено прежде всего активным ежегодным комплектованием ГУ ОГАЧО. За последние 5 лет госархивом принято около 210 000 дел. Продолжая тему комплектования, хотелось бы упомянуть о нашей прошлогодней удаче в этом направлении работы. В сентябре 2022 года был подписан акт о передаче последней партии фотодокументов факультета общественных профессий Челябинского государственного педагогического института, где с 1964 года формировалась коллекция фотографий и негативов известных челябинских фотохудожников. Прием для упорядочения и описания такой объемной фотоколлекции стал самым весомым в истории архива пополнением фонда фотодокументов.
На протяжении последних лет остроту проблемы свободных площадей позволяло снижать приобретение мобильных стеллажей. В 2022 году на очередную выделенную на эти цели субсидию из областного бюджета в размере 10 млн рублей, полученную при активном участии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области, оказывающего нам всестороннюю поддержку по всем направлениям основной деятельности, мы смогли оборудовать мобильными стеллажами 2 хранилища. Вместе с тем мы понимаем, что мобильные стеллажи – это только временная мера, и что кардинально решить данную проблему можно только одним путем – приобретением или строительством четвертого здания (либо выделением иных дополнительных помещений). Эти вопросы были озвучены руководством ГУ ОГАЧО во время визита губернатора Челябинской области А.Л. Текслера в архивохранилище № 1, состоявшегося 28 января 2023 года. Данная проблема была охарактеризована губернатором как стратегическая для госархива и нашла отражение в перечне его поручений, данных во время визита. Среди других поручений губернатора, имеющих отношение к материально-технической базе архива, значатся приобретение нового лифта для архивохранилища №1, модернизация в нем системы вентиляции и кондиционирования воздуха, а также системы автоматического пожаротушения.
Другой актуальной проблемой для ГУ ОГАЧО в сфере обеспечения сохранности документов, как, впрочем, для большинства региональных и федеральных архивов, являются темпы реставрации документов. После несложных математических расчетов мы приходим к пониманию того, что для реставрации указанного количества дел (без учета ежегодного прироста) нам потребуется 75 лет. Любые меры в этом направлении не приведут к заметному сокращению указанных сроков. Наиболее реальными и эффективными действиями в такой ситуации, по нашему мнению, является приоритетное сканирование данных дел, которое может решить две важные задачи: сохранение информации, содержащейся в них, и обеспечение доступа пользователей к их электронным образам. При этом подлинные дела будут выведены из оборота и их физическое состояние стабилизируется.
Объединенный государственный архив Челябинской области позиционирует себя как клиентоориентированное учреждение, в связи с чем, как и в предыдущие годы, в 2022 году в качестве одной из основных была поставлена задача обеспечения пользователям архивной информации удобный, комфортный сервис по получению услуг, при этом максимально используя возможности информационно-телекоммуникационных технологий. Функции своего рода информационной платформы выполняет сайт архива. С каждым годом мы стараемся расширять его возможности, стремясь к тому, чтобы он мог в кратчайшие сроки удовлетворить любую потребность наших клиентов без личного общения с сотрудниками учреждения.
В 2022 году в целях повышения удобства и расширения возможностей работы наших пользователей проводилось пополнение информационного ресурса системы «АИС-Архив», в которую были загружены и стали доступны для просмотра пользователей 3452 электронные копии дел.
В течение года посредством «АИС-архива» постоянно обеспечивался удаленный доступ к архивным документам. Этой возможностью воспользовались более полутора тысяч пользователей, из них в 2022 году впервые было зарегистрировано в информационно-поисковой системе 1136 пользователей. Количество посещений информационной системы также значительно возросло и составило более 50 тысяч. Посредством удаленного доступа пользователям было выдано для ознакомления более 4-х тысяч электронных копий архивных дел. Пользуется спросом реализованная в «АИС-Архиве» возможность доступа к электронным копиям метрических книг на платной основе. Всего через АИС-Архив выдано дел на 146% больше, чем в 2021 году.
Даже после снятия в 2022 году ограничений с работы читальных залов показатель «Доля посещений виртуального читального зала от общего количества посещений читальных залов ГУ ОГАЧО» за 2022 год составил 93,8%.
Кроме этого, электронный фонд пользования выдавался и посетителям читального зала. В целях обеспечения сохранности архивных дел пользователям читального зала вместо документов на бумажных носителях выдавались электронные метрические книги. В целом выдача электронного фонда пользования составила по сравнению с 2021 годом 213%.
Выдача электронных дел в читальных залах осуществлялась посредством разработанной в 2021 году (в рамках программы «Эффективный регион») АИС «Читальный зал», ставившей целью оптимизацию оказания государственной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам». В прошлом году проводились работы по доработке функциональных возможностей данной системы.
На достижение большего удобства наших пользователей в работе с информационными ресурсами ГУ ОГАЧО были направлены и две целевые субсидии в размере 2,4 млн рублей, полученные госархивом из областного бюджета в рамках государственной программы «Развитие информационного общества». На первую из них было отсканировано 1010 дел (при этом своими силами мы отсканировали 2375 дел), а на вторую были проведены работы по совершенствованию информационных систем ГУ ОГАЧО. Здесь же следует отметить, что на основании приказа Госкомитета по делам архивов в октябре 2022 года на базе системы «АИС-Архив» была создана государственная информационная система «Электронный архив». Оператором ГИС «Электронный архив» назначено ГУ ОГАЧО.
Делать работу более удобной и облегчать поиск архивной информации нашими пользователями призваны и электронные базы данных ГУ ОГАЧО. По состоянию на 31.12.2022 они содержали более полутора миллиона записей. В 2022 году была создана новая база данных – «Проверенные граждане: участники Великой Отечественной войны, прошедшие фильтрацию и проживавшие в Челябинской области. В 2023 году планируется создание нового электронного ресурса «Тракторостроители» (сведения о работниках ЧТЗ второй половины ХХ века).
Информация, содержащаяся в базах данных ГУ ОГАЧО, пользуется неослабевающим интересом. Всего за 2022 год наши базы данных зафиксировали 105 000 посещений.
Информационно-поисковые системы архива облегчают и делают более плодотворной работу не только пользователей, но и самих архивистов, в первую очередь это относится к сфере использования. Всего за 2022 год специалистами ГУ ОГАЧО исполнено более 29 тысяч запросов (из них социально-правовых – 23,5 тысячи). В электронном виде поступило 88,0% от общего количества потупивших запросов. Как всегда продуктивно поработал госархив и в сфере научного использования документов. В прошлом году нами было подготовлено и выпущено шесть книжных изданий. Активно велась выставочная работа. Наши выставки посетили почти 153 тысячи человек.
В завершение скажу несколько слов о внебюджетной деятельности, от успеха которой зависит как благосостояние сотрудников учреждения, так и его материально-техническое развитие. В 2022 году нам вновь удалось превзойти показатель года предыдущего. Полученные средства были направлены на фонд оплаты труда и на хозяйственные нужды – ремонты служебных помещений, среди которых следует отметить создание и оборудование нового конференц-зала, а также приобретение расходных материалов и оргтехники, в том числе нового сервера.
Мы рады достигаемым успехам в работе. Нам также известны наши проблемы и первостепенные задачи. Первые - мы намерены множить, а вторые – минимизировать. Спасибо за внимание!!!
